Si bien muchos contribuyentes ya emiten facturas electrónicas en el país debido a las exigencias legales, cada vez son más los contribuyentes no obligados que optan por esta tecnología por una cuestión de comodidad y simplicidad. Hacerlo es muy fácil y TecnoNewsBolivia enseña cómo emitirlas.
Definir el proveedor de facturación electrónica. Es importante comprender que no necesariamente debe utilizarse un sistema propio para los movimientos de facturación electrónica y que la solución no está solo en la emisión. Existen muchos potenciales en esta tecnología, y existen diversos proveedores con soluciones de lo más variadas. Algunos ponen hasta un asesor contable a disposición del usuario.
Dar de alta un punto de venta. Este paso reviste por lo general cierta complejidad e incertidumbre para el contribuyente, pero no debería ser así. Es más, cada contribuyente puede generar hasta 9.998 puntos de ventas para distintos proveedores, actividades, etc. Se trata de un trámite online que puede efectuarse fácilmente. Muchos proveedores ofrecen asesores, videos instructivos y manuales para que el contribuyente mismo lo lleve a cabo. Otros proveen de mecanismos para que el contador del potencial usuario realice el trámite a su nombre. Este paso se realiza por única vez.
Asignar un certificado. Nada del otro mundo. Implica bajar un archivo (certificado) al dispositivo que se utilizará en caso de que el sistema de facturación seleccionado funcione de manera local. O bien, si el proveedor funciona online, por lo general quien está certificado es el proveedor mismo, entonces lo que se requiere hacer es asociar el código del usuario a este certificado. Esta última opción permite al usuario facturar electrónicamente desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluido un smartphone.
Facturar. Todos los trámites antes descritos son instantáneos y pueden llevarse a cabo en menos de 20 minutos si no se tiene demasiado conocimiento. Lo único que queda es facturar y enviar. Esta parte del proceso también suele generar incertidumbre por falta de conocimiento de lo que sucede tras bambalinas a nivel sistemas. Es recomendable ensayar con un comprobante de prueba, mecanismo muy común en cualquier proveedor. Cuando se prueba cómo llenar una factura electrónica, queda a la vista que se trata simplemente de completar con “caracteres y números” lo que antes se escribía a mano; suele ser muy fácil. La única diferencia es que a la hora de apretar el botón de “Generar Comprobante”, el sistema (cualquiera de ellos) certifica ese documento con un número de 11 dígitos denominado CAE. A partir de ese punto, la factura electrónica existe y puede enviarse. Una ventaja de esta tecnología es que se evita tener que tipear todas las veces lo mismo, o se puede dejar un borrador de un comprobante para finalizar más tarde.
Enviar. Por lo general el envío puede realizarse vía e-mail de manera directa con tal solo apretar “Enviar”. Atentos: No es necesario generar un PDF, ni imprimir, ni bajar. El formato digital puede permanecer para siempre en la bandeja de su proveedor. Es otro punto a favor de los sistemas online. Por lo general, éstos utilizan los servidores provistos de mecanismos de seguridad que usan los bancos u otras entidades vinculadas a información sensible. Todos saben lo frecuente que suele ser que un dispositivo se rompa. Imagine que todas sus facturas están ahí adentro. ¡Qué problema!
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